Rilascio copia di documenti personali/sanitari, in che forma è accettabile

Salve a tutti, vorrei chiedere un parere in merito ad una situazione che si presenta spesso nella vita quotidina di tutti.

In particolare mi riferisco al rilascio di copia, fotocopia, foto e scansione digitale di documenti delicati come documenti d'identità, tessere sanitarie, referti medici ecc.

Nella società in cui viviamo infatti viene sempre più spesso richiesto di rilasciare copia cartacea o di inviare copia digitale di tali documenti oltre che per email anche tramite sociale network, instant messaging ecc.

Una volta inviati non si ha più controllo su questi documenti che rimangono a tempo indefinito salvati su telefoni/tablet di terzi ed anche su server di società che spesso hanno sede all'estero e quindi non sono sottoposte alla normativa europea sulla privacy.

Questo dal mio punto di vista rappresenta un serio rischio, di furto d'identità, di cui l'esempio più comune è l'attivazione di un'utenza telefonica a propria insaputa, per la privacy, visti i sempre più frequenti data breach che avvengono dopo la violazione dei server di società grandi e piccole.

Personalmente rilascio copia solo se strettamente indispensabile ma ci sono situazioni in cui non se ne può fare a meno (ad es. rilascio cartella clinica per valutazione invalidità civile o rilascio documenti d'identità per check in in albergo).

In queste situazioni io vorrei rilasciare tali documenti, cartacei o digitali, con un filigrana trasversale sopra il documento (che lo lascia comunque comunque ben leggibile) con su scritto "RILASCIATO A SOCIETA' X PER MOTIVAZIONE Y" in modo che il documento possa essere usato solo per quello scopo.

Vorrei quindi chiedervi se sono legittimato a rilasciare un documento in questa forma?Qualora venisse rifiutato come potrei controbattere?

Ringrazio in anticipo chi mi risponderà.