istanze presentate al magistrato di sorveglianza ...irrintracciabili

spiegatemi come si possano perdere le istanze presentate regolarmente a mezzo forze dell ordine e raccomandate con ricevute di ritorno in un Ufficio di sorveglianza ?
In piu date sono state presentate istanze aventi oggetto diverso , ma meglio andare per gradi....
In data 28 Marzo 2018 notifica di esecuzione pena definitivo 1 anno successivamente per cumulo altro definitivo di 4 mesi , in detenzione domiciliare con fine pena 27 Luglio 2019 .
Presentazione istanza al magistrato di sorveglianza della concessione di un ora per poter uscire concessione avvenuta solo dopo 10 gg .
- il 1 Maggio 2018 decesso di mia madre alla quale facevo assistenza il magistrato di sorveglianza accoglie la mia istanza di permesso di necessità in 24 ore .
trascorsi 7 mesi circa dall inizio della detenzione domiciliare consegno alle forze dell ordine due istanze da inviare all ufficio di sorveglianza specificando la cancelleria del magistrato . un istanza era per avere udienza dal magistrato ( accolta ) l altra per ottenere i primi 45 gionri di sconto pena ( irrintracciabile ) .....direi persa ?
attendo notizie ....
Nessuna notizia mi viene data in merito alla prima istanza di liberazione anticipata trasmessa all'ufficio di sorveglianza che nel giorno della mia udienza con il magistrato mi comuncia che nulla riguardante la richiesta dei giorni risulta nella loro cancelleria ..... boh ....
Attendo e decido di inoltrare un ultima istanza a termine del secondo semestre perfetto ...provvedo ed invio tramite Raccomandata con ricevita di ritorno ...ma anche questa volta ...la mia istanza diviene irrintracciabile .....
ho la ricevuta di ritorno e vorrei controllare !
Allora mi premuro di contattare questo sevizio di studilegali.com , per avere notizie in merit alla applicazione della legge 354/1975 art. 54 .
mi vengono date alcune risposte cosi da avere un quadro completo .
Mi attivo ed in data 26 Marzo 2019 , non avendo alcuna risposta o notizia delle mie istanze di liberazione anticipata consegno alle forze dell ordine un altra istanza : quella per la concessione di un permesso premio ( non ne ho mai usufruito ) . passano i giorni almeno 20 e neanche di questa istanza si hanno tracce ....
La mia domanda è la seguente : ma come è possibile trattare di dovrebbe avere piu tutele in questo modo ? è possibile ritrovare queste istanze o si sono perse definitivamente ?